Overbooké(e) en remplissant du "vide"

Général
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Bonjour à toutes et à tous,

J’espère que vous allez bien.

Je me fais plus rare sur le forum comme je l’ai peut-être déjà dit, car j’ai enfin réussi à trouver une sorte d’équilibre qui me convient bien : moins de IL FAUT, JE DOIS, etc… dans mes journées, et çà fait un bien fou…
Je prévois le strict minimum niveau perso, l’indispensable : le vrai ! Et niveau pro par contre, j’essaye d’être « à fond ».

Mais une problématique refait surface actuellement :

  • J’ai un liste de projets bien mise à jour réguliérement,
  • Des listes de prochaines actions, mais pas forcément tenues par contexte j’avoue… Tout est à la suite, et je relis cette liste dès que je veux continuer à avancer sur ce que je dois faire. J’ai l’impression que çà fonctionne plutôt pas mal… pas sûre à 100% mais à voir…

Mon quotidien ? Je manage 2 personnes, + moi :sweat_smile: ; j’ai 3h d’anglais par semaine au travail, parfois des réunions-meetings-visio… Je suis OVERBOOKÉE, car plein de trucs à faire, plein de trucs à suivre, à vérifier, etc…

Et en fait, je me suis rendue compte hier que je ne faisais pas du tout avancer mes projets en ce moment, c’est FOU ! Durant mes plages de temps « dispo », je fais ce qu’il y a sur ma liste d’actions, je gère des urgences plus ou moins longues… La semaine dernière j’ai passé 2 jours, OUI 2 JOURS ENTIERS à préparer une présentation pour mon supérieur… Pas prévu du tout, et méga urgent puisqu’il avait une réunion le lendemain pour laquelle il voulait cette présentation…

Donc : je fais ce qu’il y a sur ma liste de prochaines actions, je gère les urgences, je trie et j’organise les choses à faire, si mes collègues ont besoin de moi : je suis disponible,… ; et OH MON DIEU mes projets n’avancent pas !!! :scream:

Je dois reprendre GTD à 0 vous pensez ?
Ou juste reprendre quelques points ?

Je dois faire « un peu » de time blocking pour pouvoir avancer sur mes projets chaque semaine ?
Combien de temps réservez vous chaque jour pour l’imprévu, les urgences ?

Merci beaucoup :pray:

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Bonjour @Justine tu evoques un sujet que j’ai maintes fois rencontré en entreprise ( lorsque j’etais dans une " grosse boite " ) Les reunions qui te bouffent du temps, les requetes du patron / Des N+ qui prennent un temps fou alors qu’il(s) aurai(ent- pu procéder autrement…

Il n’y a pas de miracle hélas. Quelques idées

  1. Time bloquer un peu les sujets sur lesquels tu dois avancer et t’isoler autant que possible pour avancer (moi je réservais une salle de reunion au dernier étage pour une heure… et je ne disais rien à personne sauf à mon assistante en cas d’urgence)
  2. Déléguer un max à tes équipes et surtout controler (liste @Waiting for)
  3. Si tu n’y arrives pas delegue a l’exterieur. Mieux vaut payer un free lance pour faire un boulot chronophage que de le faire en entreprise (regardes ton cout horaire chargé. 2 jours pour une présentation ce n’est pas admissible. Il faut renegocier avec le patron lorsque tu t’aperçois du temps que ça va prendre et lui demander si cette presentation est cruciale pour lui ou si on peut la sous traiter a quelqu’un d’autre… Principe GTD clarification y a t’il une personne mieux placée que moi pour faire le boulot ?
    4 C’est bien de time bloquer les trucs qui sont recurrent exemple la lecture des émails, les appels pour les commerciaux… Le travail de fond sur la structuration d’un logiciel… L’idee c’est de rester concentré car on met un temps fou à se remettre " dans le bain " un fois déconcentré…

Ce n’est pas obligatoire d’avoir des contextes dans GTD on peut fonctionner avec une simple liste de prochaine action (Je crois que David Allen preconisait 30… Mais à confirmer) l’idee c’est que tu sois à l’aise avec la taille de la liste (chez moi au dela de 10 ou 15 c’est dur) et puis ça depend beaucoup de tes contextes. Si tu as beaucoup de chose à faire dans ta vie familiale un contexte Maison a du sens. Si tu partages ta vie Maison bureau il faut, aussi, un contexte bureau… Waiting et Smb sont des incontournables…

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J’ai remarqué que quand les gens s’occupaient eux-mêmes de leur prés’, y’avait moins de charrettes :slight_smile:

Mauvais esprit à part :

  • « un peu » de time-blocking me paraît salutaire dans ta situation (après, il y a des fois où c’est le rush de toute façon, mais ça doit rester « des fois », pas chronique ni régulier)
  • certes il n’y a pas grand chose d’obligatoire dans GTD, mais avoir des contextes permet deux choses :
    – on se donne la possibilité de noter réellement tout ce qu’on a à faire
    – on se donne la possibilité de tirer parti au mieux des circonstances et des modes de fonctionnement du cerveau (qui aime bien les modes… pendant un temps).

J’ai remarqué que les gens qui fonctionnent sans contexte le font souvent parce que sinon « les listes sont trop longues et ça me stress », autrement dit ils n’assument pas d’avoir dit « oui » à tout ce qui s’y trouve et s’imaginent qu’en ne les notant pas, d’un coup elles ne sont plus vraiment à faire (et ils ne destressent pas autant qu’ils le pourraient).
Corollaire très fréquent : quand on regarde ces listes, on voit que souvent ce ne sont même pas de vraies prochaines actions écrites dessus, mais des tâches à tiroir.

C’est normal d’avoir entre 80 et 250 prochaines actions suivant les périodes, domaines et activités (pro et perso confondu). Je le ré-écris. C’est normal d’avoir entre 80 et 250 prochaines actions.

S’il n’y a qu’une vingtaine de prochaines actions sur la liste, c’est qu’il n’y a pas tout.

Quant aux imprévus, on peut avoir avec l’expérience une idée du volume dans son activité. Perso, je suis de plus en plus loin des formations mais toujours assez proche des clients, cependant j’ai organisé mon temps dispo ce qui fait que l’imprévu dépasse rarement une demi-journée chez moi.

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Vu que @Romain a utilisé le terme prochaine action…je pense qu’il parle certainement des actions de la liste NA, celles rangées par contexte.

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Comme tu l’as dit tu fais le menate chaque weekend en mettant certaines NA dans SMB.

Si je me trompe pas, @Romain ne passe jamais de NA en SMB.

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@Romain

J’ai remarqué que quand les gens s’occupaient eux-mêmes de leur prés’, y’avait moins de charrettes

Oui, j’en suis convaincue également, mais je crois que le fait d’être graphiste à la base, fait que les gens sont tentés de me demander pour avoir une « belle » présentation…
Mais ce n’est pas une raison, car en attendant, je n’avance pas sur tous mes gros projets.

J’ai essayé de mettre en place des espèces de TEMPLATES/GABARITS pour permettre aux gens d’avoir une trame, mais çà devient vite trop compliqué (ou juste trop long?) pour eux à travailler…
Pas simple.

C’est normal d’avoir entre 80 et 250 prochaines actions suivant les périodes, domaines et activités (pro et perso confondu). Je le ré-écris. C’est normal d’avoir entre 80 et 250 prochaines actions.

Ok, je comprend bien. Mais toutes ces tâches sont des « à faire dès que possible ». Si la plupart de mes tâches sont des tâches à avoir « faites impérativement pour cette date », çà va dans le calendrier, et il faut bien évaluer les 2 types de tâches mais aussi ne pas trop surcharger son calendrier, garder un peu de place pour les imprévus… :dizzy_face: Les journées ont vite fait de devenir énormes !

Et puis j’ai clairement une habitude que je n’arrive pas à changer… Ne pas consulter mes mails lorsqu’ils arrivent. Et/ou ne pas répondre à une demande dès qu’on me la formule…

Du coup j’ai intérruptions sur interruptions et je sens bien que c’est aussi à cause de çà :pensive:

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Merci @fdenoisy, je suis d’accord avec toi…
Mais rien que déléguer, et suivre ; çà fait gagner un peu de temps mais pas tant que çà je trouve !
Il faut plus ou moins expliquer longtemps à la personne, il faut passer du temps de suivi ensuite,…
Pas toujours plus simple et plus bénéfique en terme de temps je trouve, çà dépend.

Je suis très intéressée par ton option 3, et vais clairement me renseigner sur ce qui pourrait être délégué à l’extérieur oui. Merci pour l’idée !

Je vais revoir mes listes de contextes, pour ne plus en avoir une unique, mais pas forcément une par contexte trop spécifique. Je ne parle en aucun cas des listes WF, AGENDA, SMB… que je garde évidemment quoi qu’il arrive. (Mais que je n’exploite certainement pas assez)

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@Justine Il y a un podcast tres interessant de @Romain interview du président du Cjd qui parle à un moment de la délégation. Il ne s’agit pas de déléguer ce qu’on n’aime pas faire. Il s’agit de déléguer à bon escient.

Il est très facile de ne pas déléguer car on estime qu’on fera les choses plus vite et souvent c’est vrai… Mais le temps qu’on passe à ça ne passe pas autre chose… Et souvent, c’est une " fausse bonne idée "

Parfois on perd du temps avec l’idée d’en gagner. La vraie question est de savoir quelle est la plus-value que la délégation apporte ?
Quel est le savoir-faire qu’ont les autres que je n’ai pas moi-même ?

Exemple si je fais un courrier mieux vaudrait le faire faire par ma secrétaire, que le taper moi-même. Sa vitesse de frappe est tellement plus importante que la mienne qu’il n’y a pas photo.

Comme je n’ai pas de secrétaire, il vaut mieux dicter les choses plutôt que de les écrire au clavier comme je le fais actuellement…

Aujourd’hui 90 % de mes écrits sont dictés oralement. Au final j’ai délégué la plupart de mes écrits à Siri :joy:

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Je me permets de trouver que la réponse est dans la fin de la phrase :slight_smile: ils ont un gabarit mais ils trouvent ça trop long, du coup ils délèguent à la graphiste… Et ce temps là disparaît ! Magique. Bon évidemment pendant ce temps là, la graphiste ne fait rien d’autre mais en même temps « c’est son job, non? ».

Est-ce que quelqu’un a raisonné en termes de temps collectif ? Autrement dit, est-ce que, en tant qu’équipe, on dépense plus de temps avec le modèle « chacun bosse sur son gabarit et la graphiste fait ce que personne d’autre ne peut faire à sa place » ou bien avec le modèle « la graphiste fait un design à chaque fois et rien d’autre pendant que chacun fait son business as usual » ?

C’est une vraie question, hein, je n’ai pas la réponse.

Question à répondre en ton fors intérieur : quel intérêt as-tu à t’empêcher de faire du travail sans interruption ?

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7 messages ont été scindés en un nouveau sujet : Causes et conséquences

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Merci pour ta réponse @Romain .

Oui, c’est mon job, mais … ce sont des dossiers PAS DU TOUT prioritaires par rapport à d’autres beaucoup plus importants, donc pour que tout le monde puisse avancer, créer des templates est la chose la plus intéressantes que j’ai pu trouver … Enfin, je le pense en tout cas, car je ne peux pas passer mon temps à faire ces choses là, ou alors il faut m’enlever les projets qui sont tellement plus importants… Mais çà, ce n’est pas gagné non plus.

Après j’ai essayé de trouver d’autres idées pour optimiser le temps de chacun : en demandant par exemple que chaque début de mois on puisse me donner tous les éléments des offres à créer (pour le mois) pour le planifier et le faire au meilleur moment pour moi. Malheureusement non, les élements arrivent toujours tout d’un coup, dans l’urgence, sans aucune anticipation… La catastrophe donc.

J’ai encore l’impression que ma tête va exploser : les interruptions sont incessantes… :
Je sors du bureau : je vois un collègue : AH OUI, je dois faire çà ! je le fais tout de suite !
Et puis… je continue de faire ce que j’étais en train de faire, et j’oublie le truc d’avant, etc…
C’est terrible.

Donc oui… En l’écrivant je me dis : d’où le principe d’avoir TOUJOURS un outil de capture sur soi.
TOUJOURS.

À remettre en place tout de suite :slight_smile:

Mais je capture un max de choses chaque jour !
C’est hyper long à traiter je trouve ! :sweat: :weary:

Je rentre en réunion dans 15min. Je vais prendre un carnet pour noter.
Ensuite clarifier…Ou je clarifie en fin de journée ?

J’ai déjà posé la question plusieurs fois ici mais…
Ca vous prend combien de temps de clarifier TOUS vos élements de la journée ? Chaque jour ?
Je sais @Romain que tu divises la clarification en 2 : fin de matinée et fin de journée, mais tu y passes combien de temps ?

  • ensuite la revue hebdo chaque semaine.
  • le temps de travail en lui même, …

Les journées ne font que 24H, et on en revient toujours à la même chose :
Comment « caser » tout ce qu’on « doit »/« voudrait » caser dans une journée… :persevere:

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Hello @Justine,
Parmi tout ce qui est capté dans ta boite de réception tout au long de ta journée, si ce n’est pas prioritaire et que tu ne t’y mets pas de suite dans ce cas la clarification peut également attendre. Pour ma part, en général tout ce que je capture est clarifié le lendemain matin quand je « détricote » ma boite de réception dans Nirvana.

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Perso je triche : ma vie entière est composée d’entrants depuis à peu près toujours, avant (et même après) ma découverte de GTD. Je n’ai jamais fait la clarification / collecte initiale car j’y aurais passé les dix prochaines années. Du coup, je me suis fixé un objectif qui fonctionne vraiment : dans ma daily d’une heure chaque soir, j’ai pour objectif de traiter 20 entrants minimum OU jusqu’à réduire le nombre d’entrants d’au moins un de moins que ce que j’avais la veille (puisqu’il en entre tout le temps).
Évidemment, une fois une vieille inbox vidée, j’en ajoute une autre… J’ai littéralement traité des centaines d’items comme ça. Et la plupart finit en « someday / maybe » – livres intéressants dans la liste idoine, idées pour mon Zettelkasten dans la mindmap en constante évolution, etc.

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Chez moi c’est simple. La collecte est PERMANENTE et ça reste dans ma boite de reception.
Le matin suivant je commence souvent par le truc le plus important avant d’attaquer GTD. S’il n’y a rien d’important je commence par clarifier ma inbox. Clarifier ne veut pas dire agir comme nous le savons tous. Clarifier c’est decider ce qu’on fait des truc et où on les met (organiser)

Quand au temps c’est variable en fonction de ma journée précedente. ca peut me prendre 5 mn si j’ai clarifié deux fois dans la journée précedente (ce qui veut dire que ma journée a été calme) ou 30 mn et meme parfois plus (il m’arrive d’avoir a traiter un sujet important dans la foulée)

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Pour répondre à @Justine, les tests plus ou moins empiriques qu’on a fait montrent qu’il faut entre 30 sec et 1mn pour comprendre quoi faire d’un nouvel item et trouver PA et résultat à atteindre. C’est une moyenne.

Donc tu comptes 1mn par élément capturé et ça te donnera une bonne estimation longue du temps passé à clarifier.

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Alors j’ai fais un petit test pour voir.
J’ai vider mes inbox ce matin, j’avais 12 choses dedans et ca ma pris ​8mn sur portable (ce qui n’est pas forcément le plus simple pour reformuler les titres).

En règle générale je clarifie une fois le matin, le midi et en fin de journée.

Après si j’ai des notes assez denses à clarifier je ne vais pas les analyser lors de mon vidage, mais je vais créer une NA pour revenir sur ces notes.

Pour les interruptions, notes-tu ce que tu faisais avant de te faire interrompre ?

J’ai vu ca sur une vidéo GTD, quelqu’un vient te voir alors que tu faisais quelque chose, tu notes où tu en étais sur un papier par exemple et tu le mets dans ton inbox. Comme ca tu peux écouter la personne sans essayer de garder la chose précédente en tête…

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Celle là ?

Sinon dans le podcast ou je l’interview, Jean-Philippe Lachaux donne une astuce pour gérer l’interruption dans le « sens contraire » : tu notes ce que tu aurais fait sur le sujet (sur lequel tu t’interrompts) si tu avais eu 5 mn de plus et tu mets ça dans la bannette, ensuite de quoi ton esprit est libre pour accueillir l’interruption.

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Tu penses que de formuler ainsi EST MIEUX que de « juste » noter exactement où on en était ?

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Merci @Romain ! J’adore l’idée d’avoir une formule pour calculer le temps d’une clarification !

Merci @Erwann pour tous ces conseils.
On en reviens toujours à la base je trouve…
EN fait, je crois que j’oublie ces bases trop « rapidement », en étant dans le quotidien etc…

Merci @fdenoisy pour ton retour d’expérience.
Je n’utilise pas suffisamment mon inbox physique…
Je devrais être plus disciplinée, je sais quoi faire à présent !

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Alors là… Mais comment fais-tu pour rester serein avec la quantité astronomique d’items que tu dois avoir dans tes inbox ?!

Ou alors tout est déjà dans des catégories ? NA, SMB, etc… ?
Ou c’est bien toujours en inbox pour le moment ?

J’admire ton organisation, qui malgré la multitude d’éléments, semble toujours parfaitement sous contrôle.