Overbooké(e) en remplissant du "vide"

Bonjour à toutes et à tous,

J’espère que vous allez bien.

Je me fais plus rare sur le forum comme je l’ai peut-être déjà dit, car j’ai enfin réussi à trouver une sorte d’équilibre qui me convient bien : moins de IL FAUT, JE DOIS, etc… dans mes journées, et çà fait un bien fou…
Je prévois le strict minimum niveau perso, l’indispensable : le vrai ! Et niveau pro par contre, j’essaye d’être « à fond ».

Mais une problématique refait surface actuellement :

  • J’ai un liste de projets bien mise à jour réguliérement,
  • Des listes de prochaines actions, mais pas forcément tenues par contexte j’avoue… Tout est à la suite, et je relis cette liste dès que je veux continuer à avancer sur ce que je dois faire. J’ai l’impression que çà fonctionne plutôt pas mal… pas sûre à 100% mais à voir…

Mon quotidien ? Je manage 2 personnes, + moi :sweat_smile: ; j’ai 3h d’anglais par semaine au travail, parfois des réunions-meetings-visio… Je suis OVERBOOKÉE, car plein de trucs à faire, plein de trucs à suivre, à vérifier, etc…

Et en fait, je me suis rendue compte hier que je ne faisais pas du tout avancer mes projets en ce moment, c’est FOU ! Durant mes plages de temps « dispo », je fais ce qu’il y a sur ma liste d’actions, je gère des urgences plus ou moins longues… La semaine dernière j’ai passé 2 jours, OUI 2 JOURS ENTIERS à préparer une présentation pour mon supérieur… Pas prévu du tout, et méga urgent puisqu’il avait une réunion le lendemain pour laquelle il voulait cette présentation…

Donc : je fais ce qu’il y a sur ma liste de prochaines actions, je gère les urgences, je trie et j’organise les choses à faire, si mes collègues ont besoin de moi : je suis disponible,… ; et OH MON DIEU mes projets n’avancent pas !!! :scream:

Je dois reprendre GTD à 0 vous pensez ?
Ou juste reprendre quelques points ?

Je dois faire « un peu » de time blocking pour pouvoir avancer sur mes projets chaque semaine ?
Combien de temps réservez vous chaque jour pour l’imprévu, les urgences ?

Merci beaucoup :pray:

Bonjour @Justine tu evoques un sujet que j’ai maintes fois rencontré en entreprise ( lorsque j’etais dans une " grosse boite " ) Les reunions qui te bouffent du temps, les requetes du patron / Des N+ qui prennent un temps fou alors qu’il(s) aurai(ent- pu procéder autrement…

Il n’y a pas de miracle hélas. Quelques idées

  1. Time bloquer un peu les sujets sur lesquels tu dois avancer et t’isoler autant que possible pour avancer (moi je réservais une salle de reunion au dernier étage pour une heure… et je ne disais rien à personne sauf à mon assistante en cas d’urgence)
  2. Déléguer un max à tes équipes et surtout controler (liste @Waiting for)
  3. Si tu n’y arrives pas delegue a l’exterieur. Mieux vaut payer un free lance pour faire un boulot chronophage que de le faire en entreprise (regardes ton cout horaire chargé. 2 jours pour une présentation ce n’est pas admissible. Il faut renegocier avec le patron lorsque tu t’aperçois du temps que ça va prendre et lui demander si cette presentation est cruciale pour lui ou si on peut la sous traiter a quelqu’un d’autre… Principe GTD clarification y a t’il une personne mieux placée que moi pour faire le boulot ?
    4 C’est bien de time bloquer les trucs qui sont recurrent exemple la lecture des émails, les appels pour les commerciaux… Le travail de fond sur la structuration d’un logiciel… L’idee c’est de rester concentré car on met un temps fou à se remettre " dans le bain " un fois déconcentré…

Ce n’est pas obligatoire d’avoir des contextes dans GTD on peut fonctionner avec une simple liste de prochaine action (Je crois que David Allen preconisait 30… Mais à confirmer) l’idee c’est que tu sois à l’aise avec la taille de la liste (chez moi au dela de 10 ou 15 c’est dur) et puis ça depend beaucoup de tes contextes. Si tu as beaucoup de chose à faire dans ta vie familiale un contexte Maison a du sens. Si tu partages ta vie Maison bureau il faut, aussi, un contexte bureau… Waiting et Smb sont des incontournables…

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J’ai remarqué que quand les gens s’occupaient eux-mêmes de leur prés’, y’avait moins de charrettes :slight_smile:

Mauvais esprit à part :

  • « un peu » de time-blocking me paraît salutaire dans ta situation (après, il y a des fois où c’est le rush de toute façon, mais ça doit rester « des fois », pas chronique ni régulier)
  • certes il n’y a pas grand chose d’obligatoire dans GTD, mais avoir des contextes permet deux choses :
    – on se donne la possibilité de noter réellement tout ce qu’on a à faire
    – on se donne la possibilité de tirer parti au mieux des circonstances et des modes de fonctionnement du cerveau (qui aime bien les modes… pendant un temps).

J’ai remarqué que les gens qui fonctionnent sans contexte le font souvent parce que sinon « les listes sont trop longues et ça me stress », autrement dit ils n’assument pas d’avoir dit « oui » à tout ce qui s’y trouve et s’imaginent qu’en ne les notant pas, d’un coup elles ne sont plus vraiment à faire (et ils ne destressent pas autant qu’ils le pourraient).
Corollaire très fréquent : quand on regarde ces listes, on voit que souvent ce ne sont même pas de vraies prochaines actions écrites dessus, mais des tâches à tiroir.

C’est normal d’avoir entre 80 et 250 prochaines actions suivant les périodes, domaines et activités (pro et perso confondu). Je le ré-écris. C’est normal d’avoir entre 80 et 250 prochaines actions.

S’il n’y a qu’une vingtaine de prochaines actions sur la liste, c’est qu’il n’y a pas tout.

Quant aux imprévus, on peut avoir avec l’expérience une idée du volume dans son activité. Perso, je suis de plus en plus loin des formations mais toujours assez proche des clients, cependant j’ai organisé mon temps dispo ce qui fait que l’imprévu dépasse rarement une demi-journée chez moi.

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Vu que @Romain a utilisé le terme prochaine action…je pense qu’il parle certainement des actions de la liste NA, celles rangées par contexte.

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Comme tu l’as dit tu fais le menate chaque weekend en mettant certaines NA dans SMB.

Si je me trompe pas, @Romain ne passe jamais de NA en SMB.

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@Romain

J’ai remarqué que quand les gens s’occupaient eux-mêmes de leur prés’, y’avait moins de charrettes

Oui, j’en suis convaincue également, mais je crois que le fait d’être graphiste à la base, fait que les gens sont tentés de me demander pour avoir une « belle » présentation…
Mais ce n’est pas une raison, car en attendant, je n’avance pas sur tous mes gros projets.

J’ai essayé de mettre en place des espèces de TEMPLATES/GABARITS pour permettre aux gens d’avoir une trame, mais çà devient vite trop compliqué (ou juste trop long?) pour eux à travailler…
Pas simple.

C’est normal d’avoir entre 80 et 250 prochaines actions suivant les périodes, domaines et activités (pro et perso confondu). Je le ré-écris. C’est normal d’avoir entre 80 et 250 prochaines actions.

Ok, je comprend bien. Mais toutes ces tâches sont des « à faire dès que possible ». Si la plupart de mes tâches sont des tâches à avoir « faites impérativement pour cette date », çà va dans le calendrier, et il faut bien évaluer les 2 types de tâches mais aussi ne pas trop surcharger son calendrier, garder un peu de place pour les imprévus… :dizzy_face: Les journées ont vite fait de devenir énormes !

Et puis j’ai clairement une habitude que je n’arrive pas à changer… Ne pas consulter mes mails lorsqu’ils arrivent. Et/ou ne pas répondre à une demande dès qu’on me la formule…

Du coup j’ai intérruptions sur interruptions et je sens bien que c’est aussi à cause de çà :pensive:

Merci @francois, je suis d’accord avec toi…
Mais rien que déléguer, et suivre ; çà fait gagner un peu de temps mais pas tant que çà je trouve !
Il faut plus ou moins expliquer longtemps à la personne, il faut passer du temps de suivi ensuite,…
Pas toujours plus simple et plus bénéfique en terme de temps je trouve, çà dépend.

Je suis très intéressée par ton option 3, et vais clairement me renseigner sur ce qui pourrait être délégué à l’extérieur oui. Merci pour l’idée !

Je vais revoir mes listes de contextes, pour ne plus en avoir une unique, mais pas forcément une par contexte trop spécifique. Je ne parle en aucun cas des listes WF, AGENDA, SMB… que je garde évidemment quoi qu’il arrive. (Mais que je n’exploite certainement pas assez)

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@Justine Il y a un podcast tres interessant de @Romain interview du président du Cjd qui parle à un moment de la délégation. Il ne s’agit pas de déléguer ce qu’on n’aime pas faire. Il s’agit de déléguer à bon escient.

Il est très facile de ne pas déléguer car on estime qu’on fera les choses plus vite et souvent c’est vrai… Mais le temps qu’on passe à ça ne passe pas autre chose… Et souvent, c’est une " fausse bonne idée "

Parfois on perd du temps avec l’idée d’en gagner. La vraie question est de savoir quelle est la plus-value que la délégation apporte ?
Quel est le savoir-faire qu’ont les autres que je n’ai pas moi-même ?

Exemple si je fais un courrier mieux vaudrait le faire faire par ma secrétaire, que le taper moi-même. Sa vitesse de frappe est tellement plus importante que la mienne qu’il n’y a pas photo.

Comme je n’ai pas de secrétaire, il vaut mieux dicter les choses plutôt que de les écrire au clavier comme je le fais actuellement…

Aujourd’hui 90 % de mes écrits sont dictés oralement. Au final j’ai délégué la plupart de mes écrits à Siri :joy:

Je me permets de trouver que la réponse est dans la fin de la phrase :slight_smile: ils ont un gabarit mais ils trouvent ça trop long, du coup ils délèguent à la graphiste… Et ce temps là disparaît ! Magique. Bon évidemment pendant ce temps là, la graphiste ne fait rien d’autre mais en même temps « c’est son job, non? ».

Est-ce que quelqu’un a raisonné en termes de temps collectif ? Autrement dit, est-ce que, en tant qu’équipe, on dépense plus de temps avec le modèle « chacun bosse sur son gabarit et la graphiste fait ce que personne d’autre ne peut faire à sa place » ou bien avec le modèle « la graphiste fait un design à chaque fois et rien d’autre pendant que chacun fait son business as usual » ?

C’est une vraie question, hein, je n’ai pas la réponse.

Question à répondre en ton fors intérieur : quel intérêt as-tu à t’empêcher de faire du travail sans interruption ?

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Voici mes quelques centimes de contribution:

-1 Lorsque l’environnement ne me convient plus, on peut prendre la décision d’en changer.

2- C’est la faute de l’environnement, c’est la faute des autres ou pour finir c’est ma faute. J’ai compris cela dans Ultimate Edge de Tony Robbins où il aborde la notion de « blaming ».
Toutes nos pensées orientées dans l’une de ces 3 catégories « c’est la faute de », ne font généralement rien avancer sauf si il y a une volonté de s’attaquer à la racine.

Pour cela on peut utiliser des outils du LEAN (root cause analysis, fishbone…), des outils qui permettent de poser un diagnostic sur l’exécution d’un processus, d’en analyser les déchets de fabrication puis de proposer des solutions de résolution - tel un médecin pour les problèmes de santé.

3- Comme l’a dit Jack Welsh dans son dernier livre, chaque de nos actions a toujours une conséquence voir des conséquences. Il faut en être conscient et pouvoir vivre avec.
C’est le principe physique universel de l’action/réaction.

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Sans aller jusqu’à des systeme tres (voir trop) sophistiqués, une fois les problèmes inventoriés avec des mots tres simples, on peut aussi utiliser la méthode des 5 pourquoi. Je l’ai découverte dans le livre de RYDER CAROLL et je l’utilise tres souvent lorsque je suis confronté à un manque de clarté dans n’importe quel DR (H2)

Le 2 eme point tres important c’est de bien comprendre que notre cerveau n’a qu’un seul but nous protéger des agressions extérieures pour nous permettre de survivre. Le soucis c’est qu’il en fait un peu trop. On fini par avoir des pensées en boucles négatives et à toujours voir le verre à moitié vide, a se laisser guider par ses peurs et celle que nous transmettent les autres.

La solution est de consciemment reprogrammer son fonctionnement (méditation, seance de relaxations, promenades, isolation…) pour se forcer à chercher des solutions plutot qu’inventorier sans cesse la masse de problemes

Si le processus est bien réalisé les choses changent naturellement dans le bon sens.

Personnellement, je fais régulièrement des cures medias. Plus d’info radio, idem télé, je choisi des programmes positifs (musique, reportages sur des civilisations, des pays, je lis, j’échange avec les autres sur des sujets qui me passionnent (comme GTD :wink:) et je cherche des solutions.

Puis surtout je les applique tres vite et je controle leur résultats.

@francois, effectivement les « 5 why » sont dans la boîte à outils du lean tout comme FMEA (failure mode effect analysis) et bien d’autres. Il faut juste se servir de l’outil adapté à la situation.

Pour le reste, j’ai noté que les personnes en général comprennent relativement bien qu’il faudrait faire de l’exercice physique pour entretenir le corps dans une spirale vertueuse mais rarement qu’il est nécessaire de faire la même chose pour l’esprit.

C’est passionnant d’observer tout cela, nous sommes sans doute tout juste à l’aube de la prise de conscience.

Tout comme un muscle, l’esprit à besoin que l’on s’occupe de lui pour fonctionner de manière optimale. J’ai trouvé beaucoup de réponses chez Tony Robbins et Joe Dispenza.

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Ok avec toi. Ce sont des gens positifs. J’essaye aussi de prendre modele sur ce type de personne et d’eliminer consciencieusement de ma vie tous les gens négatifs et ceux qui tirent toujours la couverture à eux. Ce qui me fascine dans mon métier c’est le nombre de gens concernés et c’est inter generationnel. L’epoque (comme toujours) est interessante. On y retrouve le meilleur comme le pire. Un des aspects de GTD que j’ai découvert c’est qu’une fois que le contrôle est acquis et les horizons bien inventoriés on est moins soumis au stress et beaucoup plus conscient des " effets papillons " il y une sorte de focus quasi permanent sur tous les aspects de la vie et on y gagne beaucoup à tous point de vue…

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Absolument François, grâce à GTD et la construction de mon écosystème, j’ai pu introduire des routines/rituels journaliers tel que techniques de visionnage mental, lecture de formulations…, cela semble avoir eu des effets sur la matière dans mon environnement proche.

Notamment en utilisant la technique de Jason Selk RSF (Relentless Solution Focus) au lieu de PCF (Problem Centric Focus).
Notre cerveau/esprit, si j’ai bien compris la mécanique de tout cela, grâce à ses capacités de filtration quasiment infinies nous ferait voir des opportunités qui sont autours de nous tout le temps mais en fonction du « type de lunettes » que nous décidons de porter on les voit ou pas.
A nous de décider si l’on veut porter des lunettes « à vision de problèmes » et si oui, on en sera entourés ou plus tôt changer de lunettes.

Il y’a probablement beaucoup à découvrir sur l’effet de nos pensées, les énergies… Tout un programme.

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Je sors d’une formation sur l’intuition à base de constellations systémiques et de CRV (controlled remote viewing), qui en plus boucle avec le travail de comédien que j’ai pu faire dans ma vie d’avant. Circulation d’énergies, où est stockée l’information dans l’univers, etc. Le sujet est fascinant ! Très perché et fascinant.

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Lorsque je discute avec ma fille qui est sophrologue et energeticienne et tout ce qu’elle me raconte j’ai parfois l’impression qu’elle est sur une autre planete… C’est un peu too much pour mon cerveau droit.
:wink: