Bonjour à tous
Je ne sais pas si je suis seul au monde ou si c’est partagé mais j’ai un mal fou avec la Revue-Hebdo GTD.
J’ai du mal à la faire en une seule fois.
Je commence souvent a travailler au lieu d’aller jusqu’au bout.
Je ne sais pas si je doit la faire chez moi ou au bureau.
J’ai peur de créer trop de projets et de sous projets et d’avoir trop de contextes.
Bref, c’est souvent un mauvais moment.
Qu’est ce que vous avez mi en place pour en faire un moment agréable ?
HELP ! 
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J’ai été bête et méchant, j’ai pris la check-list et je l’ai suivie sans réfléchir (débrancher mon cerveau est un truc assez agréable quand c’est volontaire 
). J’avoue qu’au début, j’ai séparé « mise au clair » (le rassemblement de ce qui est éparpillé + vidage des inbox + balayage mental) du reste parce que j’y passais trop de temps. Ça m’a bien aidé.
De fait pas mal de gens qui ont un lieu de travail séparé du lieu de vie font 2 revues séparées pour des questions essentiellement logistiques, mais ce n’est pas une obligation bien entendu. En fait, je connais aussi beaucoup de gens (dont votre humble serviteur) qui fait le pro et le perso ensemble, simplement parce que tout est dans mon système. Dans ces cas-là, je transfère ma bannette perso dans ma banette portable —le fameux « dossier rouge », et je l’apporte au bureau ; il m’arrive aussi, pour faire le lien avec mon message précédent, de vider la banette perso ou pro la veille du jour où je sais que je vais faire une WR au bureau ou à la maison respectivement. Et le lendemain, j’attaque directement ma revue à l’étape de mise à jour (listes d’actions).
En fait, c’est une question de préférence et de confort ; là encore, je crois qu’il faut chercher le confort.
La revue hebdo paraît un enfer au debut mais rapproche définitivement d’un paradis quand on constate le contrôle qu’elle procure.
Je me reconnais un peu à mes débuts dans ce que tu décris. J’avais tendance à traiter les actions et planifier mes projets en même temps que je faisais ma revue. Résultat, une revue à rallonge qui s’etalait sur plusieurs moments de la journée. C’était lié à la mauvaise compréhension de ce qu’était la revue hebdo et au fait que je cherchais encore la bonne structure pour mon système.
Avec l’expérience, voici les astuces qui me viennent :
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Le but de la revue est de s’assurer que ton système est à jour (Les actions sont d’actualité et à leur place). Ne te met donc pas en mode traitement.
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Récupère la Checklist et suis la dans l’ordre préconisée. Elle est savamment pensée pour optimiser le temps de la revue.
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La revue est en 3 temps : Mise au clair, Mise à jour, Créativité. En vidant régulièrement tes inbox tu limiteras le temps à passer sur la phase de mise au clair. Pour la mise à jour, lors de la revue des actions contente toi de biffer les actions réalisées et supprimer celles qui ne sont plus d’actualité.
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Si tu es tenté de passer en mode traitement, crée l’action qui va bien de façon à pouvoir la réaliser à un autre moment.
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Niveau planning, ne fige pas forcément le moment de ta revue mais essaye de capter un moment opportun quand tu as suffisamment de temps.
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Pour ce qui est du lieu. Tout est dit. C’est à toi de voie où tu seras le plus confort sans gros risque d’interruption. Généralement je fais tout de chez moi mais il m’arrive de faire ma revue pro au bureau quand je ne suis pas dans le rush ou que je sens une perte de contrôle de la situation.
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Tu peux faire les 3 temps de ta revue à des moments différents. Personnellement, quand je vais être short en temps, je me contente de faire l’étape de mise à jour.
En ce qui concerne l’excès de projets, utilisé sans scrupule ta liste UN JOUR, PEUT-ETRE. Tu pourras ainsi te focaliser au quotidien sur tes projets les plus actuels. Tu les reverras lors de ta revue et pourra te redemander s’il faut les réactiver.
En ce qui concerne les contextes. Commence large puis affine dès que tu ressens une friction dans ton système où que le nombre d’actions liées à ton contexte dépasse 20 à 30 items.
Désolé pour la littérature.
J’espère que ça t’aidera.
Julien
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Ne t’inquiètes pas. La WR c’est probablement le plus compliqué et le plus simple dans GTD. Compliqué parceque c’est une mini application de tout GTD en résumé et parce qu’on a vite tendance à en faire trop. Simple parcequ’en vérité la WR est juste une mise à jour. Un reset de ton systeme. Le but c’est que ton systeme soit prêt pour la semaine prochaine pour 100% d’efficacité.
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Il ne faut pas rentrer dans les détails. Pour moi c’est l’aspect « horizontal » simple mise à jour de mes engagements. Il faut simplement suivre le check list (les fiches de synthèse sont hyper bien faites) dans l’ordre et l’adapter à ton « état d’avancement ». Ex mise au clair : Si tes inbox sont déjà vides, que tu as vidé tes boites de reception" vides toi la tete… si il n’y a rien passe à la mise à jour. Si tes listes d’actions sont à jour (moi j’essaye de les mettre à jour au fur et à mesure sur OF - très rapide Daily review) revois ton calendrier. Bref faits du zapping controlé et appliques scrupuleusement la méthode.
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Un point crucial cependant ne jamais zapper la WR. ça doit être ta priorité absolue. Moi je la fais tous les jeudi (tient c’est aujourd’hui
) ou au pire le vendredi. Quand vraiment c’est tres tres hot je la fait le samedi et si c’est chaud bouillant c’est le dimanche 
… Mais quoi qu’il arrive JAMAIS je ne la zappe. Jamais… -
Ainsi le lundi je suis cool. Je sais que mes projets et mes listes sont à jour. Mon cerveau n’a pas de boucles et je peux me plonger dans l’action.
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C’est pourquoi j’ai pris des habitudes. j’évite de prendre des rendez vous le lundi et le vendredi. Le lundi parceque la journée est souvent ultra productive (il m’est arrive de boucler l’ensemble de mes priorités de la semaine en un seuj jour !!! ) et le vendredi parceque c’est ma journée cool. Celle qui m’est réservée à moi. Rien qu’à moi. C’est à dire à faire les choses que j’aime. Faire de la guitare, du sport, voir mes amis, lire… Et surtout à ma weekly review si elle n’est pas faite le jeudi et que je ne suis pas parvenu à prendre de l’avance…
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GTD m’a donné un truc incroyable. Un truc que je n’aurais jamais imaginé, un inestimable « cadeau » que je me fais à moi même: du temps. En me forçant à observer scrupuleusement la loi de pareto malgré lui et en m’amenant au contrôle horizontal et vertical par projet GTD me permet d’obtenir des résultats avec le minimum d’effort et de boureau du travail productif je suis devenu efficace et feignant. C’est tout l’intérêt de la weekly review qui est pour moi au coeur de la méthode GTD avec la régle des 2 mn et la prochaine action.
… Mais quoi qu’il arrive JAMAIS je ne la zappe. Jamais…
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Le Paradis, c’est de:
-> Faire sa WR, et se sentir en plein contrôle;
-> Avoir fini sa WR et sentir la maitrise;
-> Savoir, toute la semaine suivante, qu’on a fait sa WR récemment, et se dire: "Je ne sais pas si je ne suis pas en train d’oublier un truc important 
… Ah ! Si ! 
Je sais 
: je suis forcément pas en train d’oublier un truc important puisque j’ai fait ma WR et que donc, je suis à jour 
".
L’Enfer, c’est de:
-> Se dire "Je ne sais pas si je ne suis pas en train d’oublier un truc important … en plus, j’ai pas fait ma WR depuis au moins 3 semaines, je me souviens plus où j’en suis…
"
-> Se dire "Je n’ai pas fait ma WR depuis…pfff… je sais même plus… 5 semaines ? 
6 semaines ? 
3 mois 
??? C’est sur… je suis en train d’oublier un truc important… je sais pas quoi, et j’en suis même pas sur en fait, mais probablement… "
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Trêve de plaisanterie: je trouve que le problème qui consiste à être tenté de passer en mode « Action » lors de sa WR, mais également durant toutes les autres étapes GTD, c’est vraiment pas facile à affronter. Il faut une volonté et une rigueur incroyable pour se retenir…
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J’ai connu cette difficulté de commencer à travailler pendant la Revue, et de me retrouver 3h après à ne l’avoir pas finie…
Ça a été mentionné plusieurs fois, la checklist peut être bien utile. Je me disais (à haute voix, oui… j’avoue… 
mais maintenant j’assume ) : « ok, le job, c’est de cocher les cases (de la WR), c’est tout ».
En tout cas je trouve vos conseils à toutes et tous super pertinents. Qu’est-ce qui te parle le plus dans tout ça, @jpmole ?
Petite questions au sujet de la revue GTD qui décidément me pose toujours quelques soucis… Ces petites questions on les rencontre tous au moment de la WR. Et vous, vous faites comment ? et toi @Romain qu’en penses tu ?
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deux heures pour une weekly review c’est raisonnable ?
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Je me retrouve avec 29 projets sur lesquels il faut que je fasse quelque chose dans la semaine ça me semble beaucoup et est ce vraiment réaliste ? Je crains de me « noyer » … Est ce que la solution ce ne serait pas d’en choisir en priorité 2 ou 3 au quotidien et de mettre les autres en attente ? Mais dans ce cas vont ils avancer ?
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Toujours pour les projets j’ai toujours du mal a comprendre la phase de David qui dit qu’il laisse en actif si j’ai bien compris des projets à 1 an ! moi si je fais ça j’en ai au moins 30 à 40 de plus et je ne vois plus rien… aussi je les traite en (4 = SMB cf) quelle est la bonne pratique ?
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J’ai au moins 90 projets dans un dossier Omnifocus en attente appelé SMB (qui sont à faire ou que j’envisage de faire entre la semaine d’apres et 1 an, voir un jour peut etre… La dedans on trouve aussi bien le projet revoir ma retraite que j’envisage de revoir la semaine 5 que « sauter en parachute » qui est un projet que j’aimerais bien faire un jour… Et je les ai mis la parceque ça me permet de les revoir toutes les semaines au moment de ma WR de la semaine prochaine et je n’y pense plus, vu que sur Omnifocus je les met carrement en abandonné et donc ils sortent de tout champs de vision pendant ma semaine … est ce la bonne pratique ?
Merci
Point par point voici mon avis:
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La moyenne d’une WR se situe entre 1h et 1h30. En fonction de ton activité et du nombre de projets que tu mènes de front, je ne sais pas si 2h c’est raisonnable mais ça peut ne pas être aberrant.
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Qui a décrété que tu avais quelque chose à faire sur ces projets dans la semaine ? Ne définis une deadline que si elle est réelle. La priorisation par contexte, temps disponible, niveau d’énergie fera naturellement que tu réalises la tâche ou non. J’utilise une « Focus list » pour les actions qui doivent avoir mon attention au bureau. Elles sont un idéal de ce que j’aimerais avoir réalisé à l’issue de la semaine mais elles répondent à des deadlines réelles.
Pour ce qui est du nombre de projets, je le disais déjà dans cette discussion mais utilise sans scrupule ta liste « UN JOUR, PEUT-ÊTRE ». Ne garde actif que les projets qui ont une deadline réelle et ceux en lien avec tes principaux objectifs. En limitant le nombre de projet tu maximiseras non seulement tes efforts sur ce petit nombre de projets mais tu gagneras du temps sur ta review. Tu finiras ces projets probablement plus vite, ce qui te permettras d’en activer d’autres par la suite si ils font sens à ce moment de ta vie.
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Idem pour moi au début. Seulement quand tu travailles sur tes horizons d’attention supérieurs, tu te rends comptes que tu as très peu de projets top prioritaires dans le sens où il te rapproche d’un de tes objectifs à 2 ans comparables à de la course de fond et beaucoup de petits projets qui eux sont plus des sprints que tu clôtureras assez vite.
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ça revient à ce que je disais sur la liste « UN JOUR, PEUT-ÊTRE ». C’est ta liste au Père Noël. Tu ne perds jamais ces projets de vue et ta WR devient l’occasion de décider si le timing est le bon pour les réactiver.
En attendant la réponse du maître @Romain j’espère que ça t’aidera.
J.
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Merci de tes réponses rapides et éclairées !. Oui ça m’aide, c’est clair ! car c’est un truc que j’ai encore du mal à realiser. J’ai une tres grosse activité (je ne me plains pas 
) mais c’est super d’échanger sur notre pratique de GTD qu’utilises tu comme outil ? Moi Omnifocus 3 
Si d’autres ont des trucs et astuces n"hésitez pas. Master Romain ?
@Julian j’ai repris ce que tu expliquais step by step. Pour en faire profiter tout le monde j’explique un peu sur mon setting Omnifocus.
Déjà, j’ai tous mes projets dans Omnifocus. Ils sont classés par grands domaines de responsabilité pour les retrouver plus vite exemple PROSPECTION, AFFAIRES, OBLIGATIONS… ce sont des domaines qui sont évidents pour moi. Ils contiennent mes projets actifs rapidement et représentent mes engagements. A coté de ça j’ai un dossier REFERENCE qui contient mes check list et mon dossier SMB (ma liste au pere noel )
- Mon problème c’était mes 29 projets. On a un travail de fou en ce début d’année. C’est 29 sujets que j’ai identifié à faire asap dedans comme dit @Julian il y a " des projets qui ont une deadline réelle et ceux en lien avec tes principaux objectifs" et puis les autres. J’ai commencé par laisser activés (actifs) tous ceux qui ont une deadline reelle il y en a 4. Ceux la je n’ais pas le choix d’avoir fini au moins mes engagements pour la fin de la semaine (ex vendredi je dois faire une préconisation à un client et on doit s’avoir au téléphone pour en parler).
Par ailleurs il y a ceux « qui sont en lien avec mes principaux objectifs » ça c’est plus compliqué car je n’ai pas défini d’horizons. C’est un truc que je connais mal chez GTD et je l’ai mal appliqué. Je suis en plein apprentissage à ce sujet) mais bon je sais grosso modo ce qu’il faut obtenir comme but et résultat à l’horizon d’un an H3 ?) ex structurer mon logiciel métier et ça tombe bien cette semaine j’ai une reunion cruciale à ce sujet. Donc celui la il obeit aux 2 criteres 
Et puis il y a les autres (il y en a 12) exemple j’ai laissé actif voir mes amis car j’ai des copain à voir sinon si ça continue je vais finir ermite avec une longue barbe 
mais il y a tres peu a faire sur ces 12 projets. Il y a aussi la re lecture de GTD, c’est important et ça correspond à mon goal Horizon 1 an "devenir tres bon en GTD "
Tous ça pour dire que ça tient bien la route et grace à ton conseil @Julian j’ai fait du trie.
Donc je regle OF (l’oeil) sur Actif et je ne vois plus que mes projets actifs et rien d’autre. Idem pour les contextes (tags) ça en fait plus que 16 donc 4 avec échéance. C’est mieux que 29 (et puis si j’ai de l’avance cette semaine j’irai voir en SMB si il y a quelques chose ou je peux avancer) en attendant 16 projets dont 4 cruciaux c’est bien assez pour moi !)
- Le 2 eme sujet c’est ta focus list. J’ai trouvé l’idée hyper interessante. Il faut effectivement avoir une sorte de feuille de route des choses qui doivent avoir mon attention cette semaine.
J’ai trouvé la solution par 2 techniques. La 1ere chaque projet à un But et un resultat. Comme une tache. Juste en dessous de la prochaine action qui est en 1er du projet actif. je flag cette « tache » et j’ai une perspective qui me montre mes but et résultats par semaine sur mes projets actifs.
La 2eme en créant un contexte Next qui apparait dans Forecast (a venir de OF) ça c’est une des grandes novation. On ajoute un tag et il apparait tous les jours en forecast j’y ai mis des taches sur les choses qui comporte une échéance et datée. Exemple j’ai une reunion jeudi avec un client j’ai "Préparer rdv client XXX (ech J17/01:11:00) "
Et la ça marche j’ai non seulement mes buts et resultats de la semaine mais aussi les trucs qui faut absolument que je fasse avant mes echeance. Et comme la forecast view autorise aussi le classement je l’ai ai jour par jour ex echeance mardi, mercredi, jeudi ce qui me permettra de gerer mon plan de charge en fonction de la semaine.
Merci @Julian Merci tu m’a beaucoup aidé c’est top
Un projet au sens de GTD est
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un résultat à atteindre qui va comporter plus d’une action
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et se dérouler sur moins d’un an, en général quelques semaines à quelques mois.
Il ne faut surtout pas se brider dans la création des projets. En revanche, la vigilance à avoir est l’endroit où je les fais figurer.
S’il y a un caractère d’engagement alors il aboutit dans ma liste PROJETS.
Si ce n’est pas encore vraiment le cas alors ça va dans ma liste UnJour/Peut-Être. Plus tard, lorsque ce projet deviendra « actif » je le ferai migrer dans ma liste Projets, ou bien je le mettrai le cas échéant à la poubelle.
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C’est assez normal d’avoir un très grand nombre de projets. En ce moment je dois en avoir une quarantaine actifs (bien entendu il y a de tout, certains n’auront que 2/3 actions en tout et d’autres plusieurs dizaines). Je filtre aussi au cours de la Revue Hedbo, mais j’ai créé plusieurs listes : projets en cours, projets délégués (j’ai juste à veiller à leur avancement mais ce n’est pas moi qui travaille dessus) et projet en suspens.
Ces derniers sont tous les projets temporairement à l’arrêt pour différentes raisons (retour attendu, ou parfois simplement parce que j’estime qu’il peuvent attendre en ce moment). Je garde ma Un Jour Peut-être exclusivement pour les projets qui n’ont pas encore démarré. Si j’ai commencé à travailler dessus et que je décide de les mettre en pause, ils iront sur « en suspens ». Ca me permet de différencier les commencés des autres, perso je ne serais pas à l’aise de les avoir ensemble.
@Jean-Luc Bonjour ! Merci de ta reponse. Mais j’ai peut etre mal expliqué ma problematique. Si je comprends bien la notion « d’engagement » chez DA, un projet c’est quelque chose qu’on s’engage à realiser dans un delai d’un an. Reste à savoir QUAND ? Pour un entrepreneur comme moi, ça peut etre de « mettre en place notre nouveau logiciel informatique », « recruter un daf » « Faire la cloture des compte »
Il y a quand meme un. soucis : j’ai impérativement besoin de définir ma feuille de route pour la semaine ou tout au moins de limiter mes projets d’engagement pour y mettre « toute mon énergie » et je ne peux pas mettre tous mes engagements dans ma liste projet sinon je vais me noyer ! (je vais me retrouver avec 200 projets à la fin…)
Par ailleurs ils 2 types de projets cruciaux qui me posent probleme
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Un projet que je ne peux pas faire maintenant ex « faire la cloture des compte » (je m’en occuperai à partir de mars (j’ai jusqu’au mois de juin) celui la je le met en SMB avec une date "Faire la cloture des compte Debut 01/03 fin 30/06. et dans OF je mets sur la projet une date d’echeance au 30/06 et je fixe des a present ma 1ere action : « Revoir cloture comptable 2018 » avec une start date au 01/03 et une echeance au 1er mars 'sinon elle n’apparaitra pas dans ma vue « a venir ». La je sais que le projet est sous controle. Lorsque je ferais ma WR je verrai tout de suite que dois m’occuper de ce projet au 1er mars et je fixerai sa date de revision au 1er mars (il n’apparaitra plus dans mes WR automatiques)
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Un engagement à faire d’ici un an mais pour lequel je ne veux pas m’engager dans l’action maintenant exemple « Realiser ma formation obligatoire » c’est un sujet d’engagement. Je dois le faire sinon ma carte professionnelle ne sera pas renouvelée (echeance CCI 21/09/2019). Mais j’ai décidé de ne pas m’en occuper maintenant je ferai ça au mois d’avril. Je le met dans ma liste SMB de la même façon que (1) bien sur la date est artificielle mais le probleme c’est qu’au mois de juin il faut absolument faire la demande à la préfecture et qu’avec les vacances ça peut bugger donc je dois anticiper…
Des projets comme (2) j’en ai des masses. Lorsqu’on est entrepreneur on est sur tous les fronts, surtout lorsqu’on est tout seul et qu’on ne peut compter sur personne (sauf sur ses partenaires) donc JAMAIS je ne les met dans ma liste active PROJET. Je les met en SMB avec ma liste au pere Noel, je les revois toutes les semaines et je les reactive en projet en fonction de ma charge de travail, toujours (sauf exception exemple s’il viennent à mon esprit.) au moment de ma WR.
Je trouve qu’il est totalement irrealiste, si c’est vraiment la façon d’appliquer le sujet pour DA, de mélanger des projets d’engagement actif et non actif. On ne peut pas tout faire! La notion même d’actionnabilité est relative. On peut toujours faire quelque chose sur un projet futur ex pour la comptabilité, je pourrais compiler les pieces mais ça ne sert a rien et c’est bien un engagement avec moi meme. D’abord mieux vaut tout faire d’un coup et ensuite j’ai d’autres « chat à fouetter ! »
Nb j’ai essayé de séparer la liste SMB en 2 ceux qui sont des engagements d’une part et ma liste au pere Noel d’autre part. C’est parti en vrille car c’etait hyper compliquer à gerer. La je n’ai qu’une seule liste et c’est bien… Au moment de ma WR je passe cette liste en revue et je me dis 'Bon est ce que je peux avancer la dessus" " Est ce que bosser la dessus contribue à mes goals fondamentaux (mes horizons) Est ce que si je ne le fait pas ça aura des conséquence graves ou pas… Et souvent j’efface ces projets ou parfois je décide de m’en occuper parceque les circonstances ont évoluées et je peux faire avancer les choses… Et puis j’en rajoute d’autres qui s’y substituent.
Voici donc comment je gère ces deux types de projets particuliers et pour moi, la liste SMB est donc parfaite utilisée comme ça. C’est un buffer, une sorte de planification/procrastination consciente et déterminée, mais je ne sais pas si ma pratique est « tres GTD » ni si c’est la bonne méthode… @Romain
@Romain je n’ai pas vu ta reponse qui s’est collée pendant que je modifiais mon topic. Le seul soucis c’est que sur OF tous mes projets sont classé par DR sa va pas simplifier les choses si je fais ça … Il faut que j’y reflechisse… Peut etre avec le stade des projets en biaisant un peu… Merci
NB pour ton site se serait bien de pouvoir mettre des tags pour rerouver les sujets et les bonnes pratiques. J’ai essaye d’en affecter mais ça n’a pas marché
J’ai vu que tu avais apparemment trouvé un moyen de faire dans ton outil
Concernant les tags, il me semble qu’on ne peut les ajouter qu’au titre de la conversation, mais pas sur les réponses. Si je trouve comment tagger les réponses je te dirai.
@Romain Oui grace à toi, presque J’ai encore un soucis avec les projets en suspens tels que tu les as définis et tel que je les classe actuellement. C’est vrai que c’est bien pratique de separer les projet suspendu qui n’ont pas commencés de ceux sur lesquels on a travaillé et qui sont suspendu parcequ’on attend quelque chose de quelqu’un ou pare que ce n’est pas le bon moment pour bosser dessus. Je vais peut etre creer deux nouveaux dossiers intermediaires et examiner l’efficacité sur Omnifocus.
L’avantage ennorme de ta méthode par rapport à la mienne c’est de differencier les projets commencés des autres et ça 
mais je ne veux pas renoncer dans ma vue projet à mes domaines d’attention et de responsabilités ça m’aide énormément au quotidien… Cf Omnifocus mon set up à ta façon
Ravi que ça t’ai aidé. J’utilise ToDoist.
Ma liste « Un Jour, Peut-Être » ne contient effectivement que des projets non commencés. Pour les projets délégués, j’ai une liste par personne en charge de ces derniers.
Hello
Merci de vos réponses à tous !
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J’ai trop de projets. Par conséquent, je vais utiliser les filtres proposés par Romain. Projet en Cours et Projet en Suspens. Il y a des projets que je peux basculer en Un Jour Peut-Etre
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Je ne connais pas assez mon outil (Todoist). Je viens d’imprimer le set-up guide. Je suis sûr que certaines fonctions devraient m’aider Clarifier et Organiser plus rapidement.
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Je viens de me faire une map-mind de mes Zones de Responsabilité avec les projets et sous-projets qui en découlent.
Je pense que ça devrait m’aider à garder une vision globale pendant le WR. -
François, je crois que je vais reprendre a mon compte ta politique pour les lundi et vendredi sans rendez-vous !
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Dans un premier temps, je crois que je vais séparer la WR personnelle de la WR professionnelle. Voir comment je le vis. Pour le moment, la WR des deux ça me parait tout simplement trop long, trop fastidieux.
Merci à tous de vos réponses !