WorkFlowy et GTD

Bonjour tout le monde,

J’ouvre un nouveau fil pour vous présenter comment j’utilise WorkFlowy pour mon système GTD.

Il ne me sera pas possible de tout montrer en un seul post donc je vais aborder au fur et à mesure des posts de ce fil la structuration des catégories GTD que j’utilise dans WorkFlowy (WF pour la suite).

Pour ceux qui ne connaissent pas l’outil, vous pouvez le tester en live à cette adresse : https://workflowy.com/list-maker/

WF est disponible online et offline via des applications Windows / Mac / iOS / Android.
Sur ordinateur, l’application reprend ce qui se passe dans le navigateur web (avec une fonctionnalité supplémentaire : le mode hors ligne).
Sur mobile (j’utilise iOS), l’appli est très bien faite et reprend l’essentiel des fonctionnalités principale.

Voilà comment se présente ma page d’accueil WF sur l’app MacOS :

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Voilà comment se présentent mes horizons dans WF :

Capture d’écran 2020-11-06 à 14.43.52

L’horizon le plus élevé (n°5) quand il est détaillé :

Capture d’écran 2020-11-06 à 14.45.22

  • A la question « d’ou viens-je ? », je réponds par un récit de vie (perso / pro)
  • Pour « qui suis-je ? », j’y ai d’abord répondu sur une feuille libre puis j’ai aussi ajouté dans cette catégorie des éléments sur mon caractère, mon type psychologique, etc.
  • Enfin pour « ou vais-je ? », je réponds par une description de toutes les dimensions de la personne idéale que je souhaite devenir.
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Maintenant l’horizon n°4 que j’ai renommé « Devoir d’état » et qui se traduit par la réponse à la question « que dois-je faire pour devenir la personne que j’ai définie dans ma raison d’être ? ». Le motto de cet horizon est la formule « Deviens ce que tu es ».

La catégorie « devoir professionnel » reprend le fil rouge de ma carrière et les conditions de travail (j’en ai 8) que doit respecter ma vie pro pour correspondre à ma personnalité (ex : dans « qui suis-je ? », l’analyse de ma personnalité montre que j’ai besoin de calme et de silence pour me concentrer dans mes activité intellectuelles donc l’une des conditions de travail que je dois avoir est un bureau à l’écart pour que je puisse travailler convenablement -> donc je fuis les open-space).

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Pour l’horizon 3, j’ai découpé les objectifs en fonction de 4 grandes dimensions, les 2 premières suivant la célèbre formule « mens sana in corpore sano ».

Ces objectifs sont à atteindre dans les 1 à 5 ans.

Capture d’écran 2020-11-06 à 15.30.31

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Pour l’horizon 2 des responsabilités, cela me permet de visualiser toutes celles que j’ai acceptées ou qui m’incombent.

Par exemple dans la capture suivante, quelques grandes zones d’attention de mon métier (je ne montre pas celles relatives au plan personnel) :

Capture d’écran 2020-11-06 à 15.45.31

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J’aime beaucoup le côté minimaliste de Workflowy. Je m’en servais à une époque pour matérialiser mes horizons supérieurs. Ta façon de matérialiser les horizons est originale et très intéressante. Bravo

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Merci @Julian :wink:

Pour l’horizon n°2 des projets, je les répartis dans les catégories définies par l’horizon 3 : mes différentes responsabilités et zones d’attention. Comme je suis enseignant, chaque cours est un projet, de même que chaque mémoire que j’encadre ou encore chaque conférence que je donne par exemple. J’ai donc facilement entre 50 et 100 projets à suivre selon le moment de l’année.

Comme le montre la capture suivante, pour chaque projet je mets d’abord un lien interne WF vers toutes les idées et le plan du projet (qui se trouve dans la partie « Références » de WF) puis je renseigne les évènements avec un symbole « bujo » : ––o–– et enfin les tâches réalisées avec le symbole ––x––

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En ce qui concerne l’horizon 0, les prochaines actions à proprement parler, je me suis inspiré dans la mise en place de mon système en avril de l’article de R. Talbert à lire ici : https://rtalbert.org/the-current-state-of-my-gtd-tool-setup/

Comme je l’ai écrit dans un autre fil, j’ai passé plus de 8 ans sur Omnifocus pour la gestion de mes tâches. J’ai abandonné OF pour la 1ère fois pendant le confinement saison 1 cette année et j’ai fonctionné jusqu’à ces vacances de la Toussaint avec WF exclusivement. Pendant les vacances je suis revenu à OF en le structurant exactement comme WF pour retrouver la principale fonctionnalité manquante dans WF à savoir les perspectives. En réalité on peut retrouver l’équivalent des perspectives dans OF avec le filtrage par tags et une fonctionnalité de WFx qui s’appelle FlatFlowy (plus d’infos ici : https://rawbytz.wordpress.com/2015/12/16/flat-workflowy-lists/) mais WFx n’existe pas sur mobile alors qu’OF offre de ce point de vue une expérience uniforme quelque soit le dispositif.

Après les horizons, j’ai une catégorie « Références » dans WF qui reprend :

  • les références Projets
  • la liste SMB que j’ai intitulée « A étudier » (on y trouve des idées d’achats, de projets à lancer et de façon générale toute chose que j’aimerais faire un jour)
  • les références générales que j’appelle « Connaissances »

Capture d’écran 2020-11-06 à 16.12.52

A noter pour les références projets et références générales qu’il ne s’agit pour moi ici que de renseigner des listes d’idées, de plans et de « choses » à n’en plus finir (comme la liste de mes livres) mais qu’il ne s’agit en aucun cas d’y mettre ce qui ressemblerait de près ou de loin à des fichiers ou des contenus de fichiers. Pour mes documents, tout est merveilleusement géré par DevonThinkPro (qui remplace le Finder sur mon Mac).

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Après les Références, une autre grande catégorie que je gère dans WF est mon Journal quotidien. Je renseigne des tags pour chaque jour, je n’ai pas tous les jours les mêmes tags mais ceux-ci me permettre de filtrer rapidement des évènements ou des récurrences (ex : je monitore des évènements santé récurrents comme mes migraines très facilement et simplement grâce à WF). Il n’y a dans journal que des choses strictement passées. Donc quand j’y mets un tag #tâches cela indique ce que je suis fier d’avoir effectué ce jour-là. Le journal ne me sert pas à gérer mon quotidien. Il sert juste à garder des traces.

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Bonjour @Adrien,

Ton système est impressionnant, et beau (j’adore tous les petits pictos ^^)

Comment gères tu ton agenda par contre ?
Tu te sers de quel outil ?

J’aimerais beaucoup voir comment tu l’utilises également.

Et ta liste SMB, as tu beaucoup d’éléments à l’intérieur ?::slight_smile:

J’ai essayé en ligne, mais j’ai un côté old school sans doute qui fait que j’ai beaucoup plus de plaisir à écrire avec un plume dans un beau cahier, donc mon journal, c’est au plume.

Bravo pour le setup en tout cas !

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Et pour ton journal @Romain tu fonctionnes comme @Adrien? Tu écris à la fin de la journée pour l’aspect « garder une trace »?

Bonjour @Adrien
Tout d’abord merci pour ton post que je trouve tres interessant et un grand bravo pour ton set up qui est remarquable :grin:

Ce type de logiciel ça va dans le sens de nos echanges sur Obsidian avec Lionel @lkw Voir ici !

Je connais un peu workflowy qui est un concurrent de taskpaper sur lequel j’ai realisé un de mes premiers systeme GTD numérique. J’ai vu que tu connais bien OF et que tu as switché de systeme de l’un à l’autre. Je suis tres interessé pour avoir ton avis sur les raisons qui t’ont fait choisir l’un et l’autre ? Pourquoi Omnifocus par rapport à Workflowy, Pourquoi etre retourne sur WF alors que ton setting semblait fonctionner sur OF (pendant 8 ans)

En effet je m’interroge. Je l’interesse à ces nouveau systemes de gestion d’information. Je pense qu’on est à un tournant technologique mais j’ai du mal à apprecier l’atout de ce type de logiciel par rapport à des databases " Classiques " et j’aimerais bien comprendre ton cheminenement et ton expérience sur ce ce sujet .

De ce que me dit mon intuition, je pense que ça peut avoir un impact sur l’ensemble de nos systeme l’intégration et de suivi de nos connaissances, de nos objectifs, de nos projets et de nos taches mais je ne parviens à le rationaliser faute d’information.

Merci d’avance !

Non j’écris le matin, j’ai commencé cette pratique avec les « morning pages » de Julia Cameron et j’ai incorporé les gratitudes de Rhonda Byrne. Après, j’ai un autre journal pour les trucs de boulot, là c’est quand j’ai besoin de jeter un truc (ça passe souvent par la case bannette après d’ailleurs).

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Pour info, les développeurs d’Obsidian sont aussi les auteurs de Dynalist, qui ressemble beaucoup à Workflowy.

Merci à tous pour vos messages, c’est sympa d’avoir vos retours.

En fait je suis bien content d’avoir partagé avec vous mon setup parce que cela m’a poussé à le revoir : c’est l’effet très positif du forum !

Du coup, voilà à quoi il ressemble maintenant :

Je réponds en suivant à vos questions.

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Merci @Julie pour ton retour.

Pour les pictos, j’utilise les emoji de mon téléphone tout simplement. On peut retrouver la liste en ligne ici : https://getemoji.com/

Pour gérer mon agenda j’utilise Google Agenda. WorkFlowy me sert en fait à renseigner des calendriers perpétuels et à visualiser des « plannings » de livrables (cours, publications) pour m’aider à faire des retroplannings dans la partie projets. J’ai aussi une partie « Horaires » ou je mets les heures d’ouverture de magasins, de services de mon Université, etc.

Voici la capture de cette partie :

WF a implementé une vue « kanban » très utile et bien faite.
Je suis très strict avec Google Agenda : je n’y mets que les réunions et autres évènements certains.
Je n’y mets pas d’actions ni de rappels.
J’ai créé à partir des infos renseignées dans WF un calendrier perpétuel dans G Agenda pour les anniversaires et autres fêtes récurrentes.

La liste SMB reprend des idées de projets et des envies d’actions classés par catégorie. J’en ai vraiment beaucoup donc parfois je hiérarchise au sein des catégories du plus faisable au plus fou.

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Hello @Adrien,

Belle configuration ! Est-ce que tu utilises des contextes ?

Merci @Romain
En fait j’utilise aussi un cahier Moleskine pour mon journal et j’écris beaucoup à la plume. Disons que ce « journal » sur WorkFlowy est davantage une sorte de tracker de différents aspects du quotidien. D’ailleurs WF m’a permis de remplacer une app que j’utilisais sur iPhone qui est Strides.
L’avantage de WF est qu’il est très rapide de renseigner un évènement avec le mobile et que les tags permettent instantanément de se rendre compte de la récurrence.
Par exemple :

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