Pour les utilisateurs de Todoist, avez-vous regardé votre rapport annuel 2019? https://todoist.com/review/2019/login
Une belle synthèse:
Et pour Karma, encore 2981 points et ce sera game over. Allez, on s’accroche…
Et quand tu fais une planification sur un projet, tu mets toutes tes actions sur todoist ou tu les rajoutes au fur et à mesure de l’avancé ?
Par exemple, j’ai des projets qui ont plusieurs phases, certaines actions dépendent d’autre, une action peut être en WF ou tout le projet…
Comment gère tu ce genre de structure sans te perdre entre tes différents outils ?
Quand tu parles de bien noter le nom de l’action permet d’éviter de la ranger dans un projet, tu as des exemples ?
@Erwann, seulement la prochaine action est listée dans Todoist. Toutes les autres futures potentielles sont capturées dans ma section « project support material ». Je ne capture que celles qui ont mon attention car j’ai appris avec l’expérience que de voir loin avec 15 ou plus potentielles futures actions ne me servait à pas grand chose au final, la dynamique d’un projet change souvent, c’est un peu comme le climat. Je trouve qu’il est plus efficace de bien s’atteler à la prochaine action puis clarifier qu’elle est la prochaine quand celle-ci est vraiment terminée ou lors de la revue hebdo.
Mais cela ne veux pas dire que je ne passe pas par du Microsoft Project ou autre type d’artillerie lourde si j’ai à traiter un très gros projet.
Si je suis en planification, je vais faire apparaître tous mes projets et sous projets actifs sous forme de section dans ToDoist avec les actions associées comme je l’ai décrit dans mon précédent post. Seule la toute prochaine action est toutefois taguée avec son contexte. Etant donné que je travaille essentiellement à partir de mes listes de contexte, je ne verrai pas les futures actions jusqu’à ce que la toute prochaine action soit accomplie.
Toutefois je ne planifie que lorsque cela est nécessaire; c’est-à-dire, pour les projets complexes ou de grande envergure.
Pour la plupart des projets (au sens GTD) et ça peut être confusant au début quand on est déjà dans la gestion de projets, mais noter la prochaine action suffit. Dans ce 2e cas, je vais rajouter les actions au fur et à mesure qu’elles viendront. Éventuellement 1, 2 ou 3 autres peuvent naturellement surgir mais je ne brainstorme pas et n’utilise pas le Modèle de Planification Naturelle si ce n’est pas nécessaire.
Lorsque la prochaine action du projet est réalisée, si j’ai déjà identifié la suivante, je l’active en lui ajoutant un contexte. Si je ne n’en avais aucune d’identifiée, j’en définie une.
Les phases de mon projet n’apparaissent pas dans mon système GTD. Ce qui apparaît ce sont les projets ou les sous-projets qui sont relatifs. Ce que je veux dire c’est qu’une phase peut nécessiter d’atteindre plusieurs résultats et chaque résultat à atteindre fera l’objet d’un projet qui lui est propre (au sens GTD).
Pour ce qui est de la mise en attente, dans ma liste de projets, j’ai une subdivision dédiée au statut de mes projets. J’active ou je mets en suspens mes projets au besoin.
De plus, le fait d’attendre est une action. Donc si j’ai un projet en pause à cause de quelque chose que j’attend d’un tiers, alors j’ai une action en attente dans ce projet à l’arrêt. Ca me permettra éventuellement plus tard de déclencher une action de relance. En parallèle, je glisse le projet dans ma liste « Projets en En attente ».
J’ai clairement défini le rôle de mes outils. Todoist est dédiée à la gestion de mes actions. C’est le garant de mon engagement.
Workflowy, me sert à tenir la liste exhaustive de mes projets. C’est à la fois une liste de contrôle, qui me permet d’être sûr que tous mes projets et sous-projets actifs ont une prochaine action (si pas de section dédiée dans todoist, c’est pas bon signe!), de garder en visu les projets que j’ai délégués et avoir un topo rapide des travaux en cours.
A côté bien évidemment, pour la partie gestion de projets pure (au sens PMI on peut dire), j’ai mon Gantt qui me permet de suivre l’avancement général et d’activer mes projets au fur et à mesure dans mes listes.
Le truc c’est que si tu as 3 projets et que pour chacun ta prochaine action est disons d’envoyer un rapport d’avancement. Tu vas avoir 3 fois, probablement dans le même contexte, la prochaine action « Envoyer rapport d’avancement ». De quel projet entre le A, le B et le C suis-je en train de parler ? Lequel est le plus pertinent d’envoyer en premier ? Si je ne sais pas de quoi je parle, je ne peux pas décider efficacement.
Si je tourne ma prochaine action en :
« Projet A - Envoyer rapport d’avancement » ou « Envoyer rapport d’avancement du Projet A » et que j’utilise la même tournure pour les 2 autres, il y a peu de doute dans mon esprit sur ce dont je parle et je peux évaluer plus sereinement l’importance intrinsèque de chacune de ces 3 actions. Je peux même y ajouter de la temporalité si je le souhaite.
Idem pour un coup de fil à passer. « Appeler Jean-Marc » … Euh pour lui parler de quoi au fait ? « Appeler Jean-Marc pour lui demander ses disponibilités pour intervenir à la prochaine réunion de service » … en supposant que j’ai un projet « Organiser la prochaine réunion de service » c’est limpide.
Merci pour ces explications très claire et merci @yannick !
Du coup quels sont les avantages avantages selon toi de ne pas inclure les tâches dans un dossier projet au niveau de todoist ?
Je ne sais pas si tu as quelqu’un au dessus de toi à qui tu dois reporter ton avancé mais du coup comment fais-tu pour savoir où tu en es d’un projet sans avoir noté toutes tes actions et sans les retrouver facilement sur todoist ?
@Erwann, dans mon cas je fais plus souvent du reporting non-granulaire.
Les collaborateurs/interlocuteurs impliqués veulent avoir une vue globale de la progression. J’ai donc différents outils du type « swimlanes/Gantt, project charter, NPM… ».
Pour répondre plus spécifiquement à ta question, j’ai vu un glissement depuis 3-4 ans de plateforme comme Todoist - plus tôt gestionnaire de tâches au niveau individuel vers des plateformes collaboratives du type Trello par exemple. Et donc en fonction de la grosseur/complexité d’un projet et le nombre de fournisseurs / clients / collaborateurs impliqués, les futures actions sont listées dans des cartes Trello. Ce qui permet à tout le monde d’être notifié en temps réel.
J’ai toujours ma prochaine action dans Todoist et Trello devient mon « project support material ». Donc si quelqu’un me demande des précisions sur tel ou tel projet, il suffit de ce rendre dans le tableau Trello concerné.
Je rejoins @yannick. Quand tu dois reporter à quelqu’un ce qui l’intéresse c’est la vision macro. Or dans Todoist nous gérons des actions tangibles.
Si tu te poses ces questions c’est peut être que ce que tu considères comme des prochaines actions sont en réalité des projets (au sens GTD).
Si je me trompe, rien ne t’empêche non plus de gérer ta liste de projets dans Todoist si toi tu y vois un bénéfice.
C’est par l’expérimentation qu’on devient créatif et qu’on trouve les solutions aux problèmes qu’on a avec notre système.
Enfaite je sens que séparer les taches des projets est une avancé au sens GTD et que cela peut-être bénéfique au niveau de mon entreprise.
C’est sur le côté reporting que j’ai encore du mal à voir comment mettre ça en oeuvre. Et aussi définir sa prochaine action à la volée, sa me semble energivore de premier abord mais c’est en testant que je verrais 
Merci à vous deux pour toutes ces explications !
J’ai un peu une organisation similaire dans OF de mes projets. Avec une nuance tous mes projets sont classés par Domaines de responsabilité. C’est tres important pour moi. Aussi, J’ai simplement intégré en plus mes projets SMB qui n’apparaissent pas, comme ceux en attente, dans ma vue active de projets.
Idem @fdenoisy mais le découpage par zone de responsabilité apparaît en dessous pour éviter les redondances.
Oui c est aussi logique ! Mais du coups cette fois ci tu est oblige de remettre chaque domaine de responsabilite dans chaque type de projet. Actifs, attente, termines… sauf si todo ist fonctionne differemment …
Cette capture correspond à ma liste de projets. Cette dernière n’est pas dans Todoist mais dans Workflowy.
Todoist n’est qu’un simple gestionnaire de tâches. Pas spécifiquement pensé pour GTD comme semble + l’être OF. C’est ce qui le rend flexible à différents modes de fonctionnement.
Dans Todoist je ne gère que mes actions. Rien d’autre.
Mes actions sont juste regroupées par domaines de responsabilités (cf. ci-dessous)
Le statut du projet quand tu es au niveau action n’a pas d’importance pour moi puisque si le projet est en pause, j’aurai une action de type @en-attente liée à ce projet. Lorsque cette dernière disparaît je pourrai réactiver le projet dans ma liste de projets.
Ah je comprends mieux 
To systeme par DR sous todoist est astucieux 
Moi c est plus simple. OF gere tout. Mes projets, mes taches et meme mes goals = sujets a suivre/ realiser sur 1 semaine, 1 mois, 1 annee.
OF permet dans un seul systeme d aller du plus simple au plus complexe et mon objectif 1er est d avoir une vision a 360 degres de l’ensemble de mes engagements. Compte tenu de la multitude de trucs, cest tres important pour moi de pouvoir savoir sur quoi porter mon energie et mes efforts.
Une de mes reunion strategique avec moi meme consiste justement a choisir l activable du non activable en fonction de l evolution des circontances.
Ta structure est hyper intéressante, je trouve ça top. Par contre je le demandais : est-ce que ce serait utile d’avoir les horizons du dessus listés aussi dans Workflowy ?
Où ça n’a pas d’intérêt ?
C’était juste dans l’idée d’aligner nos éléments de h5 à h1 mais ça complexifie peut-être trop cet outil ci…?
Dans une idée de système le plus minimaliste et centralisé possible ça peut avoir un intérêt.
Ce qui est intéressant avec WorkFlowy c’est que hors références, tout peut tenir dans cette application.
J’ai réfléchi à plusieurs reprises à une migration complète vers WorkFlowy mais mon système ToDoist était déjà bien en place pour que je me lance dans ce projet.
je suis curieux. L’excellent post de @yannick sur le KABAN et Todoist m’a donné envi d’en savoir plus. Mais comme je suis totalement béotien sur cet outil j’aimerais avoir votre avis. De mon coté je vais lire ce que vous avez écrit dessus
Aussi, en attendant j’ai demandé à tester la version de Todoist en version free. j’ai l’impression que c’est une sorte de mixte de fonctionnement entre Things et Omnifocus. Plus puissant que Things, plus évolutif et moins complexe qu’OF. Sa courbe d’apprentissage semble etre plus facile pour qui connait les CRM…
Qu’en pensez vous ?
Je m’interroge :
(1) De ce que j’ai compris on peut creer des regles de selection comme sur un CRM. On a des tags qui servent de clefs pour bâtir ces régles.
(2) Coté GTD j’ai l’impression que ca à l’air souple. Pas de dates obligatoires. Par contre coté organisation des projets je ne vois pas de Headings ou de check list comme sur Things mais peut etre ais je mal cherché. Je crains que ça manque de clarté par rapport à THINGS
(3) Ce qui me frappe c’est la simplicité. C’est un peu moins joli que things mais avec les étiquettes, les projets et les regles ça doit etre puissant.
(3) L’aspect KABAN pour les taches semble bien. Cela permettrait peut etre de creer des suivi d"objectifs de type horizons H3,H4 ce qui serait assez cool pour moi. Cet aspect est aujourd’hui géré chez moi par google doc (H3,H4,H5) + Mindmap (H2) avec des liens sur Things
(4) Je ne me rend pas compte de la façon dont est géré le calendrier qui chez moi est sur google. Avez vous des exemples ? Est ce que ca marche bien ?
(6) Ce que j’adore chez Things c’est les checklist. On a la possibilité de dire une phase generale du type "Faire ma comptabilité " en tache. Chaque tache autorise un check list : Faire ceci, Faire cela. Il suffit alors de cocher les elements les uns apres les autres et c’est puissant. Comme j’ai un métier tres processus je les utilise enormément
Savez vous si TODOIST à des checklist intégrées aux taches ?
(6) Coté import de Data on fait comment pour migrer ça dans TODOIST lorsqu’on vient de Things ou d’Omnifocus ? Je n’ai vu qu’un seul import de wunderlist, un vieux truc… C’est rageant car Things lui à un outil direct d’import de OF > TH et de TODO IST > TH ?
Je constate quelques trucs tres positifs :
Merci par avance de vos commentaires et retour d’expérience.
De mon coté je vais lire tout ce qui a été ecrit la dessus ici et creuser un peu.
C’est peut être une piste pour un pont entre Omnifocus (trop complexe pour moi) et Things (parfois trop simple mais pour l’instant pour moi la meilleure solution.
Nb
ça veut dire que chaque projet dans to doist à sa propre adresse ? Si oui c’est interessant !
C’est un outil très cohérent pour GTD si on sait résister aux sirènes des dates d’échéances Pour le reste, il est très configurable, on peut utiliser GTD avec la version gratuite en « trichant » un peu avec le logiciel, la version payante permet d’être conforme à l’utilisation attendue du logiciel. J’étais allé assez loin dans une configuration perso au moment où je croyais devoir me passer de l’indépassable Daylite (heureusement, j’ai pu conserver Daylite ! ).
Merci @Romain c’est important d’avoir ton avis sur la conformité à GTD. On a beau dire avoir un bon outil qui nous convienne conforme aux canons GTD lorsqu’on travaille la méthode c’est génial.
Je viens d’écrire un article (tres subjectif) sur THINGS qui clos mon long comparatif Omnifocus Things et qui explique pourquoi je suis repassé sur THINGS pour GTD.
C’est ICI !
Je lirai les commentaires de mes petits camarades. TODOIST c’est désormais mon plan B au cas où…
NB je suis heureux que tu ai trouvé TON LOGICIEL. C’est vrai que Daylite c’est une tuerie (quand on le connait aussi bien que toi !)
Oui, c’est le cas. Chaque projet a une adresse mail.
